Das Projektmanagement verändert sich. Die Digitalisierung ist inzwischen überall angekommen, auch im Projektmanagement und demzufolge bei der Art, wie Teams zusammenarbeiten. Wie können Sie rechtzeitig reagieren und die Grundlage für ein optimales Projektmanagement schaffen? Die digitale Transformation bietet großartige Vorteile. Leadership und Teamarbeit können neu definiert werden. Frische Ideen und Konzepte bieten neue Freiheiten für flexibles gemeinsames Arbeiten, auch auf Distanz.

Wie ändert sich die Zusammenarbeit in einem Projekt durch die Digitalisierung?

Doch gerade diese Digitalisierung und Veränderung im Arbeitsablauf bringt auch Hürden und Probleme mit sich. Digitale Interaktion ersetzt den persönlichen Kontakt. Die Mitarbeiter erscheinen zu Termine und Besprechungen nicht mehr persönlich, sondern schalten sich digital aus dem Homeoffice zu. Die digitale Zusammenarbeit verändert die Kommunikation. Um die digitale Zusammenarbeit zu ermöglichen, setzen Unternehmen verschiedene Softwarelösungen ein oder setzen auf Insellösungen. Die Verzahnung von Software mit Systemen und Abteilungen ist eine Herausforderung nicht nur für die IT-Sicherheit.

Was unterscheidet das digitale vom klassischen Projektmanagement?

Die digitale Variante will nichts anderes, als die klassische Variante: Es geht darum, den Überblick über Projekte zu behalten, damit jeder einzelne Prozess pünktlich abläuft. Darüber hinaus steht auch die digitale Zusammenarbeit im Fokus: Hier geht es um die Kommunikation und die Absprache zwischen Projektteilnehmern und dem digitalen Projektmanager. Ein großer Vorteil des digitalen Projektmanagements: Die Dokumentation erfolgt automatisch, kann in Echtzeit bearbeitet werden und steht allen Projektteilnehmern zur Verfügung.

Die häufigsten Fehler im digitalen Projektmanagement

Projektmanagement im Allgemeinen ebenso wie das digitale Projektmanagement leben vom reibungslosen Ablauf der entsprechenden Prozesse. Damit dies gelingt, sollten Sie folgende Fehler vermeiden:

1. 1. Keine klaren Aufgaben
      Die Aufgaben sind nicht klar und eindeutig erfasst. Das führt zu Unsicherheiten und Reibungspunkten, durch die Sie Zeit und Geld verlieren können.
   2. Keine eindeutigen Verantwortlichkeiten
      Die Verantwortlichkeiten sind nicht klar zugeordnet. Dadurch fehlen entweder Ansprechpartner für die Teammitglieder oder es fühlt sich niemand für Teilaufgaben zuständig, die somit nicht erledigt werden.
   3. Zu viele Kommunikationswege
      Intern arbeiten Abteilungen zusammen, dazu kommen firmenübergreifende Kooperationen – insgesamt gibt es oft zu viele Kommunikationswege. Dadurch können wichtige Daten verloren gehen, es kann zu Verzögerungen kommen oder es passieren Fehler.
   4. Keiner überwacht das Budget
      Selbst, wenn vorab ein Budget festgelegt wird – was erschreckend häufig versäumt wird – gibt es anschließend oft niemand, der es regelmäßig überwacht.
   5. Niemand prüft regelmäßig, ob der Zeitrahmen eingehalten wird
      Wenn der Zeitrahmen nicht in festen Abständen nachverfolgt wird, fällt es nicht auf, wenn sich Verzögerungen ankündigen. Somit kann auch niemand reagieren, um diese Verzögerungen zu vermeiden, aufzufangen oder weitere Prozesse daran anzupassen.

Die wichtigsten Tipps, wie Sie digitales Projektmanagement erfolgreich umsetzen

Wie können Sie diese Fehler vermeiden und welche Lösungsansätze gibt es?

• Im Vorfeld ist es vor allem wichtig, die Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar zu definieren: deutlich, verständlich, transparent und nachvollziehbar
• Auch das Budget wird vorab geplant – inklusive einem Verantwortlichen, der sich in regelmäßigen Intervallen um die Einhaltung kümmert.
• In den meisten Fällen sehr sinnvoll ist ein Präsenz-Kick-Off-Meeting, bei dem sich alle Teilnehmer persönlich treffen. Ob das für Ihr Projekt sinnvoll ist, hängt von weiteren Faktoren wie der Größe und dem Umfang des Projekts, der Größe des Teams und den Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen ab.
• Definieren Sie vorab genau, welche Software Sie für die Kommunikation und die Datenspeicherung einsetzen.
• Prüfen Sie, ob die verwendete Software abteilungs- und firmenübergreifend arbeiten kann. Besitzt sie die nötigen Schnittstellen für Ihr System oder die Softwareumgebung?
• Legen Sie fest, wie die Dokumentation erfolgen soll. In welchem Rhythmus und in welchem Format werden die Vorgänge dokumentiert?
• Geben Sie regelmäßige Termine vor, bei denen sich alle Parteien austauschen und absprechen. Je nach Möglichkeit können das F2F-Termine sein, also persönliche Termine von Angesicht zu Angesicht (=Face to Face).

Herausforderungen: Digitale Zusammenarbeit und die Verzahnung der Systeme

Wenn es nicht richtig aufgesetzt ist, kann das digitale Projektmanagement einige Hürden und Herausforderungen mit sich bringen. Für die Digitalisierung ist eine zunehmende Verzahnung von Software, Systemen und Abteilungen notwendig. Auch das digitale Projektmanagement benötigt diese digitale Zusammenarbeit in Form von Verzahnung und Vernetzung von Ressourcen, Software und Abteilungen. Projekte können dadurch schnell immer komplexer werden.
Denn die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit mit nur einem Tool ist oft nicht möglich. Gleichzeitig sind durch den immer größeren Datenfluss stetig immer mehr Daten und Informationen aus verschiedenen Quellen vorhanden. Um sich auf all diese Veränderungen einzustellen, ist Agilität gefragt. Es gilt, die neue Form der digitalen Zusammenarbeit ebenso zu managen, wie den Einsatz verschiedener Tools und Software-Anwendungen innerhalb des Unternehmens.

Eine Software, ein Ziel: Effizientes digitales Projektmanagement

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